Créer un index pour une collection de photographies est le moyen par excellence de conserver ces images précieuses en les organisant de manière à pouvoir les repérer par sujet.
Les étapes qui suivent sont conçues pour vous permettre de créer un index papier ou électronique (nous recommandons d’utiliser pour ce faire Excel ou Access). N’hésitez pas à choisir le système qui vous convient le mieux, de même qu’à votre collection.
[accordion clicktoclose=true tag=h2][accordion-item title= »Première étape : que possédez vous? » state=closed]Sortez toutes vos photographies, qu’elles se trouvent dans des albums photos ou personnalisés ou dans des boîtes. Si certaines sont vieilles, veillez à porter des gants de coton ou de latex et à les manipuler avec soin afin d’éviter de les faire se détériorer davantage. Il est recommandé de transférer vos photos anciennes dans des albums dotés de papier sans acide ou de les insérer dans des pochettes en mylar afin de les protéger de la saleté et de la lumière vive. (Pour obtenir d’autres conseils de préservation, consultez l’article Comment préserver et protéger votre collection.)
Baptisez votre collection, par exemple : Collection de photographies de la famille Tremblay.
Pour en savoir davantage, voir Ressources.[/accordion-item][accordion-item title= »Deuxième étape : numérisation » state=closed]La numérisation de votre collection peut aller de pair avec son indexage. Il s’agit d’une étape optionnelle, mais intéressante selon l’âge et l’état des photographies. Si vous avez accès à un appareil photo numérique ou à un numériseur relié à un ordinateur, il est fortement recommandé de procéder à cette démarche : il s’agit d’un processus très long, mais il en vaut la peine.
Avantages :
Première partie
Prenez de bons clichés de vos vieilles photographies ou numérisez les en employant la plus grande résolution possible (au moins 300 points par pouce). Si possible, enregistrez les également en format TIFF et JPG. Le fichier TIFF sera énorme, mais vous évitera de renumériser vos photographies ultérieurement, car ce format conserve toutes les données de l’image bit par bit : si vous décidez un jour de modifier ou de retoucher vos photographies, aucune donnée ne sera perdue, ce qui ne serait pas le cas en format JPG. De plus, un fichier TIFF permet de créer de nouvelles versions JPG d’images modifiées afin de les conserver sur votre ordinateur. Cela fait, numérotez chaque fichier numérique ainsi créé, puis écrivez au crayon (en faisant attention!) le même numéro au verso de la photographie originale ou sur l’étiquette de son enveloppe.
Deuxième partie
Pour en savoir davantage, voir Ressources.[/accordion-item][accordion-item title= »Troisième étape : numérotation et documentation » state=closed]Attribuez à chaque photographie un numéro que vous inscrirez au crayon à son verso. Le système de numérotation importe peu, pour autant qu’il soit uniforme.
Exemple : 2009 0001 [2009 est l’année en cours et 0001, le numéro attribué à la photographie]. Une série de numéros ressemblerait donc à ceci :
2009-0001
2009-0002
2009-0003.
• Index papier : Écrivez le même numéro sur une fiche (vous pouvez vous en procurer dans la plupart des magasins de matériel de bureau) puis, sous celui ci, tout renseignement utile au sujet de la photographie, par exemple, le sujet, la date et l’endroit où la photographie a été prise et le nom des personnes visibles et du photographe. Si la photographie a été numérisée, joignez son imagette à la fiche.
Inscrivez également l’endroit où se trouve la photographie dans vos albums, boîtes ou pochettes afin de pouvoir la retracer ultérieurement! Placez chaque fiche remplie dans un contenant d’entreposage, puis reprenez le processus jusqu’à ce que toutes vos photos aient été documentées.
• Index électronique : Dans votre feuille de calcul Excel ou votre base de données Access, créez un tableau avec rangées, colonnes et en têtes, par exemple les suivants : numéro de photographie, sujet, date, personnes, lieu. Tapez le numéro d’une photographie dans la première colonne (numéro de photographie), puis ajoutez les renseignements pertinents dans les autres colonnes de la même rangée. Si vous avez numérisé vos photographies, vous pouvez pour ce faire naviguer entre la feuille de calcul ou la base de données et le répertoire où vous avez enregistré vos images.
Consignez également dans votre feuille de calcul ou votre base de données (p. ex., lieu 2) l’endroit où se trouve la photographie dans vos albums, boîtes ou pochettes afin de pouvoir la retrouver ultérieurement! Reprenez le processus jusqu’à ce que toutes vos photos aient été documentées.
Pour en savoir davantage, voir Ressources.[/accordion-item][accordion-item title= »Quatrième étape : définition des sujets de l’index » state=closed]Votre collection est numérotée et documentée, que ce soit sur des fiches ou dans un fichier Excel ou Access (et insérée dans des albums photos sans acide ou des pochettes). Il vous faut maintenant dresser une liste de sujets afin de faciliter le repérage de vos photographies grâce à l’index.
Les sujets peuvent être aussi généraux ou aussi précis que vous le voulez, selon le temps dont vous disposez et l’ampleur de votre collection.
Index papier : Inscrivez un sujet sur un onglet ou un intercalaire, puis classez les fiches qui correspondent à ce sujet par ordre alphabétique. Voici quelques suggestions de sujets : anniversaires, remises de diplôme, mariages, Noël, Halloween, vacances.
Une fois définie la liste des sujets généraux correspondant à votre collection, n’hésitez pas à diviser le tout en sous catégories. Il peut s’agir notamment du nom d’une personne, d’une année ou d’un lieu, par exemple, Anniversaires : Tremblay, Anne ou 2008. Pour les vacances, le lieu ou l’année seraient des sous catégories appropriées, par exemple, Vacances : Cuba, 2008.
Index électronique : Dressez une liste de sujets qui vous permettraient d’effectuer des recherches dans votre collection, puis tapez les dans votre feuille de calcul Excel ou votre base de données Access sur la rangée de la photographie concernée. Voici quelques suggestions de sujets : anniversaires, remises de diplôme, mariages, Noël, Halloween, vacances.
Une fois définie la liste des sujets généraux correspondant à votre collection, n’hésitez pas à diviser le tout en sous catégories. Il peut s’agir notamment du nom d’une personne, d’une année ou d’un lieu, par exemple, Anniversaires : Tremblay, Anne ou 2008. Pour les vacances, le lieu ou l’année seraient des sous catégories appropriées, par exemple, Vacances : Cuba, 2008.
NOTA : Excel dispose d’un excellent outil, le menu déroulant. Consultez la rubrique d’aide du logiciel pour apprendre comment insérer un tel menu dans votre feuille de calcul, dans l’en tête de la colonne Sujet. Une fois inséré, le menu déroulant contiendra tous les sujets que vous avez retenus, ce qui vous permettra de les sélectionner d’un clic de souris et de restreindre votre recherche aux seules rangées correspondant au sujet sélectionné. Si vous le préférez, vous pouvez plutôt organiser la collection par ordre alphabétique en mettant la feuille de calcul en surbrillance, puis en cliquant sur le bouton de tri ascendant afin de trier les photographies par sujet. Enfin, vous pouvez également chercher dans tout le fichier à l’aide de la fonction Rechercher (Ctrl + F).
Pour en savoir davantage, voir Ressources.[/accordion-item][accordion-item title= »Cinquième étape : enrichissement de la collection » state=closed]Votre collection a été indexée, ce qui signifie que vous pourrez retrouver n’importe quelle photographie facilement!
Reprenez les étapes ci dessus au fur et à mesure que vous prenez des photographies ou que vous obtenez des albums photos, et profitez de vos souvenirs de famille pendant longtemps.
Une dernière remarque : n’oubliez pas d’effectuer des sauvegardes du disque dur de votre ordinateur à intervalles réguliers afin d’éviter de perdre vos souvenirs numériques. Bien des organismes, dont la Ville d’Ottawa, donnent des cours sur la manière d’utiliser et d’entretenir un ordinateur de manière à ce qu’il dure longtemps. Un système en bon état est un moyen sûr d’archiver vos souvenirs de famille sur support numérique.[/accordion-item][/accordion]