Idée : Faites un remue méninges sur l’exposition.

Faisabilité : Établissez s’il est possible pour votre organisme de tenir cette exposition (coût, ressources, etc.).

Énoncé de principe : Rédigez un énoncé de principe qui présente les grandes lignes de l’exposition, comme sa fonction, ses objectifs, son public cible, sa portée générale et son thème (que devrait accomplir l’exposition et à l’intention de qui).

Réunion des intervenants : Réunissez toutes les personnes collaborant à l’exposition pour discuter de la conception préliminaire.

Objectifs de communication : Définissez les grandes idées que l’exposition véhiculera auprès des visiteurs; ce sont les « messages à retenir ».

Calendrier et budget préliminaires : Dressez un calendrier allant de l’inauguration de l’exposition jusqu’au jour actuel, puis définissez les étapes à réaliser à des dates données.

Tracez les grandes lignes du budget de l’exposition et assurez en un suivi tout au long du processus.

Recherche/évaluation initiale : Entreprenez vos recherches, qui vous permettront de cerner le sujet de l’exposition et l’information qu’elle véhiculera. Trouvez des objets (artefacts ou spécimens) et les autres contenus requis pour l’exposition. Passez en revue la collection du musée ou des archives et dressez la liste des objets disponibles. L’évaluation initiale est un processus qu’emploient les professionnels pour définir les connaissances actuelles, les questions et les préoccupations du public relativement au sujet traité.

Trame narrative/plan conceptuel/évaluation formative : Commencez à rédiger la trame narrative de l’exposition, y compris les concepts de base et les messages à retenir, afin de dégager des thèmes pour les différentes sections de l’exposition. Vous y intégrerez ensuite les objets, les images et les divers éléments associés aux thèmes et aux sous thèmes.

Définissez le plan conceptuel de l’exposition, c’est à dire la manière dont les lieux seront aménagés ou dont tout s’affichera sur Internet. Décrivez l’ambiance et la facture de l’exposition.

L’évaluation formative est un processus employé par les professionnels pour analyser l’opinion des visiteurs au fur et à mesure que l’exposition est montée.

Trame narrative/aménagement définitif/évaluation formative : Combinez le tout de manière à créer la trame narrative définitive de l’exposition, c’est à dire le texte de l’exposition, les artefacts et autres objets, les images et les éléments interactifs. Le plan d’aménagement définitif va de pair avec la trame; pour ce faire, bien des établissements se servent de scénarimages afin de visualiser l’expérience et la disposition de l’exposition ou encore de parcours virtuels du point de vue du visiteur.

Cette étape donne également aux professionnels l’occasion de procéder à une deuxième évaluation formative.

Estimation des coûts et révision du plan : Lorsque la trame narrative et l’aménagement sont arrêtés, confirmez pour de bon les coûts de matériel et de main d’œuvre de l’exposition. Si ces derniers excèdent le budget prévu, revoyez le tout et retirez de l’exposition certains éléments ou types de matériel.

Calendrier de production et budget définitifs : Dressez le calendrier et le budget de la construction et de l’installation ou, s’il s’agit d’une exposition virtuelle, du lancement en ligne lorsque la trame narrative et le plan d’aménagement auront été terminés.

Construction et cahier des charges : Lorsque le plan d’aménagement de l’exposition a été approuvé, rédigez la documentation (mesures, cahier des charges, etc.) qui permettra la réalisation des travaux de construction associés à l’exposition (ce qui comprend les vitrines et les vignettes) et aidera le personnel muséal ou les entreprises de fabrication de matériel d’exposition à s’acquitter de leur tâche. Pour une exposition virtuelle, on parle plutôt d’architecture Web (comment le contenu est interrelié et comment seront mis en œuvre les aspects techniques).

Fabrication et installation : Cette étape peut s’avérer coûteuse si le budget n’est pas contrôlé. Des changements de dernière minute peuvent survenir. Si la planification et l’aménagement de l’exposition ont été effectués avec soin, le processus d’installation peut toutefois se dérouler sans heurts et avec efficience.

Vernissage : Organisez une réception ou une activité portes ouvertes afin de faire connaître la nouvelle exposition, ce qui attirera des visiteurs à l’établissement ou chez le groupe communautaire et sera une occasion à la fois de collecter des fonds, de promouvoir des activités futures ainsi que de célébrer la conclusion du projet.

Entretien : Veillez à ce que l’exposition soit entretenue afin de garder un aspect de fraîcheur au fil du temps.

Évaluation sommative : Les professionnels effectuent une évaluation sommative afin d’analyser l’expérience des visiteurs et de savoir ce qu’ils pensent de l’exposition. Elle permet de déterminer si les objectifs initialement définis ont été atteints et si certains éléments sont efficaces et devraient être réutilisés ou, sinon, modifiés.

Réaménagement et modification de l’exposition : La trame narrative ou l’aménagement de l’exposition peuvent être modifiés en fonction des conclusions de l’évaluation sommative.

Modification du processus : Une analyse rétrospective du processus d’élaboration de l’exposition permet de cerner ce qui a fonctionné, les difficultés qui sont survenues et la manière dont le processus pourrait être amélioré aux fins d’expositions futures.

Les photographies sont souvent notre bien le plus précieux. Elles documentent les grands événements qui jalonnent une vie ainsi que les lieux et les personnes importants pour quelqu’un, illustrant ainsi l’histoire d’une famille.

Quelques dangers pour les photographies :

Une température ou une humidité relative élevées favorisent l’apparition de moisissures.

La lumière vive, qu’elle provienne du soleil ou d’une autre source, peut faire pâlir les couleurs et accélérer la détérioration.

Les insectes et les ravageurs aiment certaines composantes des photographies et pourraient donc grignoter ces dernières.

Les albums photos ou personnalisés ou les boîtes où vous conservez vos photographies peuvent contenir des produits chimiques qui endommageront vos photographies au fil du temps. Les albums dotés de pages autocollantes sont également très nuisibles à la durabilité et à la longévité des photographies.

La manipulation à mains nues transmettra des huiles et de la saleté sur les photographies, les diapositives et les négatifs.

Conseils :

Lorsque vous manipulez des photographies, tenez les délicatement par les bords en portant des gants de coton ou de latex.

Insérez vos photographies dans des enveloppes, des albums ou des chemises sans acide ou dans des pochettes de mylar transparentes afin de les protéger de la lumière vive, de la saleté et d’autres dangers.

Conservez toujours vos négatifs, vos photographies et vos diapositives dans des endroits différents.

Insérez vos photographies dans des enveloppes ou des chemises sans acide, sans les tasser, puis placez le tout dans des boîtes sans acide. Entreposez ces dernières dans un endroit frais et sec (idéalement dans un placard, mais jamais au sous sol ni au grenier).

Identifiez toujours vos photographies au verso à l’aide d’un crayon, délicatement, mais jamais avec un stylo ni une plume.

Affichez uniquement des copies de vos photographies et entreposez les originaux.

Les documents textuels, comme les diplômes, les lettres, les journaux intimes et les coupures de journaux, sont une mine de renseignements sur votre histoire et celle de votre famille.

Quelques dangers pour les documents textuels :

Fluctuations importantes de température ou d’humidité, propices aux moisissures et susceptibles de rendre le papier friable.

Manipulation inadéquate, comme plier le papier ou tenir des documents fragiles sans les placer sur un soutien approprié.

Insectes et ravageurs.

Lumière directe du soleil ou d’une autre source, qui peut faire pâlir les couleurs et accélérer la détérioration.

Conseils :

Lorsque vous manipulez des documents, soutenez les à l’aide d’un carton sans acide.

Conservez vos documents à une température et à une humidité relative modérées, ailleurs qu’au sous sol ou au grenier.

Gardez les feuilles mobiles à plat, sans les plier, entre des feuilles de papier ou dans des chemises sans acide entreposées dans des boîtes sans acide.

Photocopiez les coupures de journaux ou gardez les séparées des autres documents, car le papier journal est très acide. Si vous devez garder l’original, insérez le entre des feuilles de papier ou dans une chemise sans acide.

Les livres procurent enseignement, divertissement et réflexion. Les préserver, surtout les livres rares, accroîtra leur valeur historique.

Quelques dangers pour les livres :

Fluctuations importantes de température ou d’humidité, propices aux moisissures et susceptibles de rendre le papier friable.

Insectes et ravageurs.

Exposition constante à la lumière directe du soleil ou d’une autre source, qui peut faire pâlir les couleurs et accélérer la détérioration des pages, des reliures et des couvertures.

Entreposage, étalage et manipulation inadéquats.

Conseils :

Conservez vos livres à une température et à une humidité relative modérées, ailleurs qu’au sous sol ou au grenier.

Gardez les livres debout, soutenus de chaque côté par un autre livre ou un appuie livres sans les serrer, en laissant un espace de quelques centimètres derrière pour permettre à l’air de circuler. Laissez toutefois les livres de grand format à plat.

Évitez d’exposer vos livres à une lumière vive.

Chaque année, vérifiez que vous livres ne sont pas attaqués par des ravageurs et époussetez les à l’aide d’un aspirateur, à puissance faible, en recouvrant l’extrémité du tuyau d’une toile à fromage maintenue par un élastique.

Sortez toutes vos photographies, qu’elles se trouvent dans des albums photos ou personnalisés ou dans des boîtes. Si certaines sont vieilles, veillez à porter des gants de coton ou de latex et à les manipuler avec soin afin d’éviter de les faire se détériorer davantage. Il est recommandé de transférer vos photos anciennes dans des albums dotés de papier sans acide ou de les insérer dans des pochettes en mylar afin de les protéger de la saleté et de la lumière vive. (Pour obtenir d’autres conseils de préservation, consultez l’article Comment préserver et protéger votre collection.)

Baptisez votre collection, par exemple : Collection de photographies de la famille Tremblay.

Index papier : Écrivez le nom de la collection sur des étiquettes que vous apposerez sur chaque contenant où seront conservées vos fiches.

Index électronique: Donnez le nom de la collection à une feuille de calcul Excel ou à une base de données Access.

Pour en savoir davantage, voir Ressources.

La numérisation de votre collection peut aller de pair avec son indexage. Il s’agit d’une étape optionnelle, mais intéressante selon l’âge et l’état des photographies. Si vous avez accès à un appareil photo numérique ou à un numériseur relié à un ordinateur, il est fortement recommandé de procéder à cette démarche : il s’agit d’un processus très long, mais il en vaut la peine.

Avantages :

la numérisation permet d’éviter la manipulation des photographies les plus anciennes;

toutes les photographies peuvent être visionnées à l’ordinateur ou sur les fiches sans que les originaux risquent d’être endommagés.

Première partie

Prenez de bons clichés de vos vieilles photographies ou numérisez les en employant la plus grande résolution possible (au moins 300 points par pouce). Si possible, enregistrez les également en format TIFF et JPG. Le fichier TIFF sera énorme, mais vous évitera de renumériser vos photographies ultérieurement, car ce format conserve toutes les données de l’image bit par bit : si vous décidez un jour de modifier ou de retoucher vos photographies, aucune donnée ne sera perdue, ce qui ne serait pas le cas en format JPG. De plus, un fichier TIFF permet de créer de nouvelles versions JPG d’images modifiées afin de les conserver sur votre ordinateur. Cela fait, numérotez chaque fichier numérique ainsi créé, puis écrivez au crayon (en faisant attention!) le même numéro au verso de la photographie originale ou sur l’étiquette de son enveloppe.

Deuxième partie

Index papier : Imprimez les photographies sous forme d’imagettes, que vous apposerez individuellement sur vos fiches à l’étape suivante.

Index électronique : Créez sur votre ordinateur un répertoire portant le nom de votre collection, puis enregistrez y les images numérotées, qu’il s’agisse de clichés numériques ou de photographies numérisées.

Pour en savoir davantage, voir Ressources.

Attribuez à chaque photographie un numéro que vous inscrirez au crayon à son verso. Le système de numérotation importe peu, pour autant qu’il soit uniforme.

Exemple : 2009 0001 [2009 est l’année en cours et 0001, le numéro attribué à la photographie]. Une série de numéros ressemblerait donc à ceci :

2009-0001
2009-0002
2009-0003.

•    Index papier : Écrivez le même numéro sur une fiche (vous pouvez vous en procurer dans la plupart des magasins de matériel de bureau) puis, sous celui ci, tout renseignement utile au sujet de la photographie, par exemple, le sujet, la date et l’endroit où la photographie a été prise et le nom des personnes visibles et du photographe. Si la photographie a été numérisée, joignez son imagette à la fiche.

Inscrivez également l’endroit où se trouve la photographie dans vos albums, boîtes ou pochettes afin de pouvoir la retracer ultérieurement! Placez chaque fiche remplie dans un contenant d’entreposage, puis reprenez le processus jusqu’à ce que toutes vos photos aient été documentées.

•    Index électronique : Dans votre feuille de calcul Excel ou votre base de données Access, créez un tableau avec rangées, colonnes et en têtes, par exemple les suivants : numéro de photographie, sujet, date, personnes, lieu. Tapez le numéro d’une photographie dans la première colonne (numéro de photographie), puis ajoutez les renseignements pertinents dans les autres colonnes de la même rangée. Si vous avez numérisé vos photographies, vous pouvez pour ce faire naviguer entre la feuille de calcul ou la base de données et le répertoire où vous avez enregistré vos images.

Consignez également dans votre feuille de calcul ou votre base de données (p. ex., lieu 2) l’endroit où se trouve la photographie dans vos albums, boîtes ou pochettes afin de pouvoir la retrouver ultérieurement! Reprenez le processus jusqu’à ce que toutes vos photos aient été documentées.

Pour en savoir davantage, voir Ressources.

Votre collection est numérotée et documentée, que ce soit sur des fiches ou dans un fichier Excel ou Access (et insérée dans des albums photos sans acide ou des pochettes). Il vous faut maintenant dresser une liste de sujets afin de faciliter le repérage de vos photographies grâce à l’index.

Les sujets peuvent être aussi généraux ou aussi précis que vous le voulez, selon le temps dont vous disposez et l’ampleur de votre collection.

Index papier : Inscrivez un sujet sur un onglet ou un intercalaire, puis classez les fiches qui correspondent à ce sujet par ordre alphabétique. Voici quelques suggestions de sujets : anniversaires, remises de diplôme, mariages, Noël, Halloween, vacances.

Une fois définie la liste des sujets généraux correspondant à votre collection, n’hésitez pas à diviser le tout en sous catégories. Il peut s’agir notamment du nom d’une personne, d’une année ou d’un lieu, par exemple, Anniversaires : Tremblay, Anne ou 2008. Pour les vacances, le lieu ou l’année seraient des sous catégories appropriées, par exemple, Vacances : Cuba, 2008.

Index électronique : Dressez une liste de sujets qui vous permettraient d’effectuer des recherches dans votre collection, puis tapez les dans votre feuille de calcul Excel ou votre base de données Access sur la rangée de la photographie concernée. Voici quelques suggestions de sujets : anniversaires, remises de diplôme, mariages, Noël, Halloween, vacances.

Une fois définie la liste des sujets généraux correspondant à votre collection, n’hésitez pas à diviser le tout en sous catégories. Il peut s’agir notamment du nom d’une personne, d’une année ou d’un lieu, par exemple, Anniversaires : Tremblay, Anne ou 2008. Pour les vacances, le lieu ou l’année seraient des sous catégories appropriées, par exemple, Vacances : Cuba, 2008.

NOTA : Excel dispose d’un excellent outil, le menu déroulant. Consultez la rubrique d’aide du logiciel pour apprendre comment insérer un tel menu dans votre feuille de calcul, dans l’en tête de la colonne Sujet. Une fois inséré, le menu déroulant contiendra tous les sujets que vous avez retenus, ce qui vous permettra de les sélectionner d’un clic de souris et de restreindre votre recherche aux seules rangées correspondant au sujet sélectionné. Si vous le préférez, vous pouvez plutôt organiser la collection par ordre alphabétique en mettant la feuille de calcul en surbrillance, puis en cliquant sur le bouton de tri ascendant afin de trier les photographies par sujet. Enfin, vous pouvez également chercher dans tout le fichier à l’aide de la fonction Rechercher (Ctrl + F).

Pour en savoir davantage, voir Ressources.

Votre collection a été indexée, ce qui signifie que vous pourrez retrouver n’importe quelle photographie facilement!

Reprenez les étapes ci dessus au fur et à mesure que vous prenez des photographies ou que vous obtenez des albums photos, et profitez de vos souvenirs de famille pendant longtemps.

Une dernière remarque : n’oubliez pas d’effectuer des sauvegardes du disque dur de votre ordinateur à intervalles réguliers afin d’éviter de perdre vos souvenirs numériques. Bien des organismes, dont la Ville d’Ottawa, donnent des cours sur la manière d’utiliser et d’entretenir un ordinateur de manière à ce qu’il dure longtemps. Un système en bon état est un moyen sûr d’archiver vos souvenirs de famille sur support numérique.

Tout d’abord, veillez à porter des gants de coton blancs chaque fois que vous manipulez des originaux, ce qui préservera vos précieux documents d’archives de vos huiles cutanées et de la saleté. (Pour obtenir d’autres conseils de préservation, consultez l’article Comment préserver et protéger votre collection.)

Sur une surface plane et propre, déposez tous les documents à archiver et examinez votre collection. Il peut s’agir, par exemple, de lettres, de registres, de photos, de coupures de journaux, de dessins ou de cartes.

Il est essentiel de ne pas « réorganiser » vos documents s’ils semblent être classés dans un ordre donné, car celui ci peut révéler des renseignements importants. Avant de placer lettres et registres par ordre chronologique, notez l’ordre dans lequel vous les avez trouvés. Il est par ailleurs recommandé de photocopier ou de numériser le tout afin de ne modifier l’ordre que des copies, et non des originaux.

Pour en savoir davantage, voir Ressources.

Notez la provenance de la collection (origine et histoire des documents). Que regroupe t elle et qui a créé ces documents? Qui les a possédés avant vous depuis leur création? Tout renseignement établissant la provenance d’un document en accroît la valeur historique.

Vous pouvez également donner un nom à votre collection, par exemple : Documents de la famille ______. Si elle est celle d’une personne ou d’un organisme, choisissez un nom qui reflète bien son contenu. Si vous avez plusieurs collections, veillez à les archiver séparément en gardant intacts leur contenu et l’information sur leur provenance.

Pour en savoir davantage, voir Ressources.

Dressez l’inventaire du contenu de la collection. Consignez chaque document qu’elle contient, une boîte à la fois, et numérotez le tout. Ainsi, il sera plus facile de conserver l’ordre original et de réduire au minimum les manipulations futures. Vous pouvez le faire par ordinateur, à l’aide d’une feuille de calcul Excel, ou tout simplement à la main, sur papier.

Pour en savoir davantage, voir Ressources.

Définissez les séries de votre collection, c’est à dire ses subdivisions. Assurez vous qu’elles sont plutôt générales afin de conserver l’ordre original. Voici une liste typique de séries qui pourrait servir à classer vos documents; elles sont en ordre décroissant d’importance.

• Correspondance
  • affaires
  • famille
  • générale
  • personnelle
  • professionnelle
  • tiers
• Journaux intimes et mémoires
• Documentation éphémère
• Documents financiers
• Documents juridiques
• Œuvres littéraires
• Transcriptions d’histoire orale
• Photographies
• Albums personnalisés

Pour en savoir davantage, voir Ressources.

Étiquetez vos boîtes ou vos chemises conformément aux séries définies à l’étape précédente.

Utilisez des chemises et des contenants d’archivistique, que vous pouvez vous procurer à Carr McLean (en anglais), fournisseurs de solutions d’entreposage pour bibliothèques et archives. De plus, Bureau en gros et Grand & Toy vendent maintenant des chemises sans acide de même que des pochettes en mylar et des albums photos sûrs pour les archives.

Assurez vous de retirer tout trombone et toute agrafe de vos documents, car ils nuisent à la préservation de vos archives.

Après avoir étiqueté les boîtes, vous pouvez aussi étiqueter chacune des chemises et les classer par ordre alphabétique dans chaque boîte. Le contenu des chemises (pour les lettres, par exemple) peut également être classé par ordre chronologique en fonction de la date de création.

Exemple d’étiquette de chemise : ABRÉVIATION DE LA COLLECTION : Série : Nom ou numéro de chemise. EXEMPLE : DOC TRMBLY : Correspondance : Affaires, 1 de 2.

Pour en savoir davantage, voir Ressources.

Sur chaque boîte ou sur l’inventaire, inscrivez une plage de dates qui englobe le contenu.
P. ex., [18 juin 1950 20 septembre 1990]

Vous pouvez faire des renvois à des objets ou à d’autres dossiers en insérant dans la chemise ou en inscrivant dans l’inventaire une note qui indique : « Voir aussi ______». Utilisez l’abréviation de la collection en cause ou écrivez l’emplacement où peut être trouvé l’objet.

Pour en savoir davantage, voir Ressources.

Vous êtes au bon endroit. Notre chambre forte climatisée renferme plus de 20 km de dossiers, sans compter ceux qui sont conservés dans nos succursales du canton de Rideau et de Gloucester et dans d’autres sites d’entreposage. Il est possible d’y puiser parmi un éventail monumental de ressources : 2,5 millions de photographies, 1 500 œuvres documentaires, 1 200 cartes et plans, notamment architecturaux, et plus de 100 pieds linéaires d’artefacts.

Comment le fonds est il classé?
Les Archives inventorient, acquièrent, organisent, conservent et décrivent les documents de l’administration municipale (documents généraux) et ceux du secteur privé (documents communautaires) provenant de particuliers, de groupes de la collectivité et d’entreprises de la Ville d’Ottawa.

Les documents généraux comprennent les documents de la nouvelle Ville d’Ottawa ainsi que ceux des 12 anciennes municipalités, de la Bibliothèque publique d’Ottawa, du Service de police et d’OC Transpo. Le fonds comprend notamment des règlements municipaux et des procès verbaux originaux du Conseil et de comités du Conseil, des rôles d’évaluation, des cartes historiques, des photographies historiques d’événements municipaux importants, des plans historiques des principales structures, etc.

Les documents  nous renseignent davantage sur l’histoire et l’évolution d’Ottawa. Parmi les quelque 350 collections et plus se trouvent, par exemple, le fonds Billings, les papiers des familles Lett et Ogilvy et des documents provenant de l’Église Unie du Canada et du Sanatorium Royal d’Ottawa (aujourd’hui l’Hôpital Royal Ottawa). Ils se présentent sous diverses formes, notamment : documents papier et électroniques, ouvrages rares, publications historiques, cartes, plans, microfilms, films, photos, cartes postales, art documentaire et souvenirs de la Ville. 

Étudiants, généalogistes, employés municipaux ou simples particuliers férus d’histoire : tous sont les bienvenus aux Archives d’Ottawa! Cependant, aussi passionnante soit elle, toute recherche archivistique exige une bonne préparation, sans quoi elle pourrait s’avérer longue et ardue. Comme il n’existe pas d’index unique par sujet répertoriant l’ensemble de la collection, assurez vous de réserver beaucoup de temps à votre visite afin de pouvoir effectuer des recherches parmi les documents, de les commander et de les lire. La collection est accessible par divers moyens et à l’aide de divers aides, guides thématiques et index sur les lieux.

Il n’est pas nécessaire de prendre rendez vous, mais plusieurs visites pourraient être requises pour les recherches approfondies. Il est également recommandé de nous prévenir si vous prévoyez consulter beaucoup de matériel (voir nos heures d’ouverture). Comme certains éléments sont conservés ailleurs dans la ville, leur livraison à la salle de lecture pourrait exiger plusieurs jours ouvrables. Demandez au personnel de vous indiquer à quel moment vous devriez les recevoir.

Si vous avez des questions d’ordre historique précises au sujet d’Ottawa, le personnel peut vous aider par téléphone, par courriel ou par télécopieur. Pour toute question ou tout sujet complexe, il vous faut toutefois vous rendre sur place. Si vous habitez trop loin ou que vous ne soyez pas en mesure de vous rendre aux Archives pour quelque raison que ce soit, il nous sera toutefois possible d’effectuer ces recherches ou de trouver des personnes pour le faire. Veuillez communiquer avec nous pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet.Pour en savoir davantage, voir Ressources.

Comme chaque recherche est unique, la première étape consiste à consulter l’archiviste ou l’adjoint de la salle de référence, qui définira l’information que vous cherchez, vous indiquera où entreprendre vos démarches et vous formulera des suggestions pour vous mettre sur la bonne voie.

Plusieurs options s’offrent à vous pour effectuer des recherches aux archives.

1. Chercher dans la collection
Notre personnel peut vous aider en effectuant pour vous des recherches dans nos bases de données à l’aide de mots clés donnés ou sur des sujets précis. Si vous désirez plutôt consulter vous même un fonds ou la collection, six reliures se trouvant dans la salle de référence vous aideront dans votre tâche.

C’est le personnel qui se charge de récupérer des documents pour vous. Il vous faut prévoir au plus une heure pour les documents conservés dans la chambre forte climatisée ou de deux à trois jours ouvrables pour ceux qui se trouvent dans une autre installation.

Exemples de fonds des Archives
•    MG 001, 002 – Fonds de la famille Billings
•    MG 4 – Fonds Maurice L. Berlyn
•    MG 5 – Fonds de la Première Église Unitaire d’Ottawa
•    MG 6 – Fonds de l’Ottawa Board of Trade
•    MG 7 – Fonds du Protestant Children’s Village
•    MG 8 – Fonds de l’église presbytérienne Knox d’Ottawa
•    MG 9 – Fonds J. E. Stanley Lewis
•    MG 10 – Fonds d’Action Côte-de-Sable
•    MG 11 – Fonds de l’Ottawa Journal
•    MG 12 – Fonds Marcella Penzel
•    MG 14 – Fonds du Sanatorium Royal d’Ottawa

Une partie très limitée de notre fonds d’archives est actuellement répertoriée dans ARCHEION, le réseau d’information archivistique de l’Ontario.

Veuillez vous informer auprès de l’archiviste ou de l’assistant de la salle de référence au sujet des politiques actuelles relatives aux conditions d’utilisation (pour les publications), aux droits d’auteur et aux droits de reproduction.

2. Bibliothèque de la  salle de référence
La bibliothèque de la salle de référence renferme des trésors d’information et est accessible dès votre arrivée aux Archives. Sa vaste collection à consulter sur place comprend une grande variété d’articles publiés et inédits touchant l’histoire d’Ottawa et de ses résidents, des livres, des rapports, des cartes, des publications et des bulletins portant sur des projets et des programmes de la Ville d’Ottawa et des anciennes municipalités qui la composent.

Notre personnel peut vous aider en effectuant pour vous des recherches dans nos bases de données, que ce soit par titre, par sujet ou par date. Vous pouvez également consulter vous même la collection à votre propre rythme, ce qu’il vous est toutefois impossible de faire de chez vous. La bibliothèque se divise en deux sections, ALB (livres de la bibliothèque des Archives) et ALP (brochures de la bibliothèque des Archives), qui couvrent tout un éventail de sujets, depuis la généalogie jusqu’à l’urbanisme en passant par les sports, les églises, les arts, les hôpitaux, les entreprises, les associations, le transport, les communications, les villes et villages et les guides.

Pour connaître les règles et les coûts associés aux photocopies, veuillez vous adresser à l’assistant de la salle de référence.

La bibliothèque renferme également des bottins d’Ottawa, des procès verbaux du Conseil municipal, des règlements, des journaux sur microfilm, l’index de la collection de photographies et des documents de bibliothèques partenaires des Archives. Les bases de données et les catalogues suivants de ces partenaires sont disponibles aux Archives.

•    Ontario Genealogical Society (en anglais)
•    C. Robert Craig Memorial Library (en anglais)
•    British Isles Family History Society of Greater Ottawa (en anglais)
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3. Centre de ressources
Le Centre de ressources est un répertoire interrogeable des rapports municipaux et d’autres ressources émanant des anciennes municipalités. Il s’agit de l’unique base de données actuellement consultable par Internet. Pour accéder aux ressources trouvées par une recherche, écrivez à [email protected] ou composez le 613 580 2424, poste 13333, en indiquant le numéro de boîte, la classification (si disponible) et le titre; les documents seront à votre disposition, dans la salle de référence des Archives, au plus 72 heures après la soumission de votre demande. Les chercheurs qui se rendent aux Archives peuvent également sur demande effectuer une recherche dans cette base de données depuis la salle de référence.

Pour en savoir davantage, voir Ressources

Les bottins brossent un portrait plutôt exhaustif des anciens résidents d’Ottawa et constituent donc un excellent outil pour les recherches généalogiques. Ils sont disponibles en versions papier et microfilm pour toutes les années depuis 1861. Comme leur contenu est en ordre alphabétique, on peut y trouver facilement des noms de personnes et d’entreprises ainsi que des adresses.

Déterminez d’abord l’année visée par votre recherche, puis parcourez les pages du bottin concerné pour repérer un nom de famille ou d’entreprise ou une adresse. Vous devrez peut être consulter de nombreux bottins avant de trouver le renseignement voulu. Il est ainsi possible de suivre une famille sur plusieurs générations. Prenez note que certains des premiers bottins englobaient les secteurs ruraux environnants.

Consultez également Annuaires canadiens, 1790 1987 : une bibliographie et un index des noms de lieux, accessible à la Bibliothèque de référence (ALP 142 144). Ce guide présente le fonds de bottins canadiens de Bibliothèque et Archives Canada. Il comprend une liste alphabétique des annuaires publiés de 1790 à 1987 dans les villes, villages, cantons, comtés, districts, régions et provinces du Canada, lesquels présentent des listes de résidents, de rues et des personnes habitant à chaque adresse, des répertoires d’entreprises et de professions ainsi que des numéros de téléphone.

Pour en savoir davantage, voir Ressources

Les procès verbaux et les règlements de toutes les anciennes municipalités sont disponibles. Il s’agit de documents utiles pour les employés de la Ville chargés d’étudier des questions relatives aux anciennes entités ou pour les résidents curieux de connaître les origines de leur quartier. Les procès verbaux des réunions des conseils municipaux constituent quant à eux une ressource inestimable sur l’histoire d’Ottawa. Les documents ne sont disponibles qu’en version papier et, pour certaines années, sont répertoriés dans la base de données des Archives.

•    Procès verbaux des villes de Bytown et d’Ottawa, de 1847 à 2000
•    Procès verbaux et règlements municipaux de la Ville d’Ottawa, de 2001 à 2004
•    Municipalité régionale d’Ottawa Carleton (MROC), de 1968 à 2000
•    Procès verbaux et comptes rendus financiers de la Ville de Gloucester, de 1897 à 1983

Déterminez d’abord l’année visée par votre recherche, puis consultez l’index initial pour trouver un règlement précis ou une question abordée par un conseil municipal.

Pour en savoir davantage, voir Ressources

Les microfilms permettent de conserver des années et des années de journaux et d’autres imprimés en réduisant au minimum l’espace nécessaire.
Une fiche de référence des microfilms se trouve sur le côté du rayon et fournit la liste de tous les journaux et de tous les documents publiés qui sont conservés sur ce support. Soulignons notamment les journaux suivants :

•    LeDroit (1913-1948);
•    The Ottawa Journal (1885-1980);
•    The Ottawa Citizen (1846-1886).

La collection contient également de nombreux journaux de quartier :

•    The Carp Review (1905-1929);
•    L’ora di Ottawa (1968-1980);
•    The Clarion (1959-1978);
•    Ottawa Farm Journal (1948-1955);
•    Ottawa Jewish Bulletin (1940-1957);
•    Ottawa Revue (1978-1979);
•    Sandy Hill Image (1972-1980);
•    Bytown Gazette (1836-1845).

Lorsque vous aurez cerné le mois et l’année du journal qu’il vous faut, consultez le préposé de la salle de référence, qui vous montrera comment charger et visionner un microfilm et en imprimer des pages.

Pour en savoir davantage, voir Ressources

Les Archives détiennent plusieurs collections de photographies particulières, dont la collection Newton, la collection Alex Onoszko (photographies aériennes), les photographies de la Commission des routes suburbaines d’Ottawa et les négatifs de l’Ottawa Journal, pour un total de près de 2,5 millions de clichés.

Le contenu de ces collections peut être repéré par sujet à l’aide des fichiers de la Bibliothèque de référence, par une recherche dans la base de données des Archives ou en consultant les instruments de recherche (reliures). Parmi les principales catégories, mentionnons les édifices du Parlement, les rues, les maisons, les écoles, les hôpitaux, les entreprises, les marchands, les hôtels, les photographies aériennes, les ponts, les rivières, le sport, les cérémonies, les événements, les catastrophes, l’armée, l’exploitation forestière, le transport et les portraits.

Pour obtenir de l’aide au sujet de la base de données consultable ou connaître les politiques actuelles relatives aux conditions d’utilisation (pour la publication), aux droits d’auteur et aux droits de reproduction, veuillez vous adresser à l’assistant de la salle de référence.Pour en savoir davantage, voir Ressources

Les dossiers historiques correspondent pour les Archives à la documentation éphémère, c’est à dire à des articles de journaux, des brochures récentes ou anciennes, des dépliants, de courts documents ou tout autre matériel relatif à Ottawa. Il s’agit pour les chercheurs de ressources précieuses. N’hésitez pas à fouiller l’étagère pour découvrir la grande diversité de titres ou effectuez une recherche dans DBTextworks. Les documents visent un vaste éventail de sujets, de personnes, d’entreprises et d’organismes.

Exemples de dossiers historiques :

•    HF 0774 – Andy Andrews;
•    HF 0267 – Église baptiste;
•    HF 0462 – baseball;
•    HF 0120 – domaine Billings;
•    HF 0165 – entreprises d’Ottawa;
•    HF 0046 – Bytown;
•    HF 0509 – Fleming, Sir Sandford;
•    HF 0530 – pierres tombales (Ontario);
•    HF 0268 – journaux d’Ottawa;
•    HF 0528 – nouvel hôtel de ville;
•    HF 0532 – incendie de l’édifice du Centre du Parlement en 1916;
•    HF 0450 – Rideau Tennis Club;
•    HF 0027 – rue Sparks;
•    HF 0139 – le sport à Ottawa;
•    HF 0148 – krach boursier de 1929;
•    HF 0380 – histoire de Whitton Hall.Pour en savoir davantage, voir Ressources