Êtes-vous en possession de documents ou de photographies de famille que vous aimeriez préserver pour les générations futures?
Le présent article énonce les bases qui vous permettront de créer vos propres archives, à la maison! Vous apprendrez à organiser et à classer dans les règles vos ressources historiques, comme des photographies, des dessins et des documents de famille, de manière à ce que vous puissiez en profiter pendant longtemps.
Il est dommage que la négligence cause trop souvent la perte de collections entières revêtant une grande importance historique. Grâce à quelques techniques simples, les férus d’histoire seront assurés que leurs documents survivront à l’épreuve du temps.
Avant tout, il vous faut comprendre comment les archives classent et décrivent leurs documents, ce qui vous donnera une meilleure indication de la manière de prendre soin de votre collection.
Classement
Les archives sont classées en fonction de leur provenance (histoire ou origine), si possible dans leur ordre original. Chaque document ou ensemble de documents émanant d’une même source doit être conservé intact (c’est ce qui s’appelle un fonds) et séparé des documents d’autres sources. Il est également convenu que les documents d’une personne ou d’une entreprise doivent être gardés dans leur ordre de classement original. Ainsi, ceux de la famille Billings ne sont pas mélangés aux dossiers de la Première Église Unitaire d’Ottawa. Les documents peuvent par ailleurs être classés en sous groupes ou en séries. En l’absence d’ordre original, les documents sont organisés par ordre chronologique ou alphabétique.
Description
Les archivistes décrivent leurs fonds en créant des instruments de recherche, c’est à dire des guides ou des inventaires des documents. Ils respectent tous les Règles pour la description des documents d’archives (RDDA), un ensemble de règles normalisées, ce qui permet d’assurer une uniformité dans le monde entier pour ce qui est de décrire du matériel d’archives.
Création de vos propres archives
Mettre en application les normes et les procédures archivistiques à la maison n’a pas à être compliqué. En fait, bien des archivistes ne veulent pas nécessairement que vous utilisiez leurs méthodes pour organiser vos documents ni ne s’attendent à ce que vous le fassiez. Essentiellement, créer vos propres archives consiste à conserver vos documents dans l’ordre original en établissant un système de classement qui vous convient. Si vos documents de famille devaient un jour être donnés à des archives, le processus pourrait en être facilité, mais aucun don ne sera refusé simplement parce que son contenu est mal organisé.
Première étape : que possédez vous?
Tout d’abord, veillez à porter des gants de coton blancs chaque fois que vous manipulez des originaux, ce qui préservera vos précieux documents d’archives de vos huiles cutanées et de la saleté. (Pour obtenir d’autres conseils de préservation, consultez l’article Comment préserver et protéger votre collection.)
Sur une surface plane et propre, déposez tous les documents à archiver et examinez votre collection. Il peut s’agir, par exemple, de lettres, de registres, de photos, de coupures de journaux, de dessins ou de cartes.
Il est essentiel de ne pas « réorganiser » vos documents s’ils semblent être classés dans un ordre donné, car celui ci peut révéler des renseignements importants. Avant de placer lettres et registres par ordre chronologique, notez l’ordre dans lequel vous les avez trouvés. Il est par ailleurs recommandé de photocopier ou de numériser le tout afin de ne modifier l’ordre que des copies, et non des originaux.
Notez la provenance de la collection (origine et histoire des documents). Que regroupe t elle et qui a créé ces documents? Qui les a possédés avant vous depuis leur création? Tout renseignement établissant la provenance d’un document en accroît la valeur historique.
Vous pouvez également donner un nom à votre collection, par exemple : Documents de la famille ______. Si elle est celle d’une personne ou d’un organisme, choisissez un nom qui reflète bien son contenu. Si vous avez plusieurs collections, veillez à les archiver séparément en gardant intacts leur contenu et l’information sur leur provenance.
Dressez l’inventaire du contenu de la collection. Consignez chaque document qu’elle contient, une boîte à la fois, et numérotez le tout. Ainsi, il sera plus facile de conserver l’ordre original et de réduire au minimum les manipulations futures. Vous pouvez le faire par ordinateur, à l’aide d’une feuille de calcul Excel, ou tout simplement à la main, sur papier.
Définissez les séries de votre collection, c’est à dire ses subdivisions. Assurez vous qu’elles sont plutôt générales afin de conserver l’ordre original. Voici une liste typique de séries qui pourrait servir à classer vos documents; elles sont en ordre décroissant d’importance.
Étiquetez vos boîtes ou vos chemises conformément aux séries définies à l’étape précédente.
Utilisez des chemises et des contenants d’archivistique, que vous pouvez vous procurer à Carr McLean (en anglais), fournisseurs de solutions d’entreposage pour bibliothèques et archives. De plus, Bureau en gros et Grand & Toy vendent maintenant des chemises sans acide de même que des pochettes en mylar et des albums photos sûrs pour les archives.
Assurez vous de retirer tout trombone et toute agrafe de vos documents, car ils nuisent à la préservation de vos archives.
Après avoir étiqueté les boîtes, vous pouvez aussi étiqueter chacune des chemises et les classer par ordre alphabétique dans chaque boîte. Le contenu des chemises (pour les lettres, par exemple) peut également être classé par ordre chronologique en fonction de la date de création.
Exemple d’étiquette de chemise : ABRÉVIATION DE LA COLLECTION : Série : Nom ou numéro de chemise. EXEMPLE : DOC TRMBLY : Correspondance : Affaires, 1 de 2.
Sur chaque boîte ou sur l’inventaire, inscrivez une plage de dates qui englobe le contenu.
P. ex., [18 juin 1950 20 septembre 1990]
Vous pouvez faire des renvois à des objets ou à d’autres dossiers en insérant dans la chemise ou en inscrivant dans l’inventaire une note qui indique : « Voir aussi ______». Utilisez l’abréviation de la collection en cause ou écrivez l’emplacement où peut être trouvé l’objet.
Tout d’abord, veillez à porter des gants de coton blancs chaque fois que vous manipulez des originaux, ce qui préservera vos précieux documents d’archives de vos huiles cutanées et de la saleté. (Pour obtenir d’autres conseils de préservation, consultez l’article Comment préserver et protéger votre collection.)
Étiquetez vos boîtes ou vos chemises conformément aux séries définies à l’étape précédente.